Este modelo orienta a gestão de atividades e projetos da RIT utilizando Kanban, com foco em iniciativas voltadas a organizações do terceiro setor. O objetivo é garantir transparência, colaboração, eficiência e entrega contínua de valor social.
1. O que é Kanban
O Kanban é um método visual de gestão do trabalho que organiza tarefas em um fluxo contínuo, permitindo acompanhar o andamento das atividades e melhorar processos de forma progressiva.
Ele surgiu no sistema produtivo japonês e hoje é amplamente utilizado para gestão de projetos, equipes e processos, pois facilita a visualização do trabalho, reduz gargalos e aumenta a produtividade.
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Benefícios do Kanban
- visualizar o trabalho em andamento;
- limitar tarefas simultâneas;
- identificar gargalos rapidamente;
- melhorar eficiência e previsibilidade;
- aumentar transparência e colaboração;
- registrar e acompanhar a evolução do trabalho;
- distribuir melhor tarefas e responsabilidades.
2. Princípios adotados pela RIT
Na RIT, o Kanban é aplicado com os seguintes princípios:
- Transparência: Todos os envolvidos podem visualizar o andamento do projeto.
- Fluxo contínuo de valor: As entregas são realizadas progressivamente, gerando impacto social desde o início.
- Priorização orientada ao impacto: As tarefas são priorizadas considerando benefício social, urgência e viabilidade.
- Simplicidade operacional: O processo deve ser fácil de compreender e aplicar por equipes multidisciplinares.
- Melhoria contínua: A equipe revisa regularmente o fluxo de trabalho para aprimorar resultados.
3. Acesso e uso do Planka
Os quadros Kanban da RIT são gerenciados no Planka:
👉 Acessar o Planka – https://planka.rit.org.br/
Como acessar
- Acesse o endereço acima.
- Clique em “Entrar com SSO”.
- Selecione sua conta Google institucional da RIT.
- Conclua o login.
O acesso é restrito às contas institucionais para garantir segurança e organização das informações.
4. Estrutura do Quadro Kanban
Colunas padrão
As colunas padrão mais usuais são as seguintes:
- Backlog: Demandas identificadas e ainda não priorizadas.
- Priorizadas: Demandas já priorizadas e que devem ser executadas o mais rapidamente possível. São as tarefas selecionadas para execução imediata.
- Em Andamento: Atividades em andamento.
- Pendentes / Aguardando: Atividades que estão paralizadas por algum motivo (aguardando alguma informação, esperando outras tarefas serem concluídas ou com algum imprevisto que impede o andamento). Devem ser liberadas assim que possível para retornarem à coluna “Em Andamento”.
- Concluído: Entregas finalizadas.
- Canceladas: Atividades que foram canceladas por qualquer motivo.
- Informações / Ideias / Comentários (opcional): Registro de informações úteis para o projeto (localizações de pastas de arquivos, briefing geral, documentos comuns etc.), ideias para serem implementadas (melhorias, evoluções etc.) e/ou discussões sobre assuntos relacionados ao projeto.
Essas colunas são somente sugestões (usualmente adequadas para a maioria dos projetos) e podem ser alteradas à vontade.
5. Quadros institucionais e quadros pessoais
Além dos quadros institucionais dos projetos, todos os membros podem criar quadros pessoais no Planka para organizar:
- tarefas individuais;
- atividades recorrentes;
- compromissos;
- estudos e formações;
- atividades pessoais.
O uso de quadros pessoais é incentivado para melhorar organização individual e produtividade.
6. Tipos de cartões (tarefas)
Idealmente, cada cartão no Planka deve conter:
- título claro e objetivo;
- descrição da atividade;
- responsável;
- prazo estimado;
- critérios de conclusão;
- anexos ou links relevantes.
Além disso, é possível anexar documentos, incluir tarefas (checklist), classificar cada cartão com etiquetas coloridas e — um recurso frequentemente subutilizado — registrar comentários sobre o andamento da atividade. Os comentários transformam o cartão em um histórico vivo do trabalho, facilitando a comunicação, reduzindo retrabalho e garantindo que decisões e combinados não se percam em mensagens dispersas.
Classificação sugerida (tags)
- 🟢 Entrega técnica
- 🔵 Gestão / articulação
- 🟡 Comunicação / mobilização
- 🟣 Formação / capacitação
- 🔴 Prioridade crítica
6.1 Uso de comentários nos cartões
Os comentários devem ser utilizados para registrar atualizações relevantes e manter a equipe alinhada.
Quando comentar
- ao iniciar uma tarefa;
- ao concluir uma etapa importante;
- ao identificar bloqueios ou dificuldades;
- ao solicitar validação ou apoio;
- ao registrar decisões ou mudanças de escopo;
- ao informar conclusão da atividade.
Por que os comentários são importantes
- Melhoram a comunicação da equipe: Centralizam as informações no próprio cartão, evitando perda de contexto em e-mails ou mensagens.
- Registram combinados e decisões: Permitem recuperar facilmente o histórico do que foi acordado.
- Facilitam o acompanhamento das tarefas: Qualquer membro da equipe pode entender rapidamente o status da atividade.
- Aumentam a transparência: Parceiros e coordenação conseguem visualizar o progresso sem necessidade de reuniões adicionais.
- Reduzem retrabalho e ruídos: Mantêm todos alinhados sobre o que já foi feito e o que ainda precisa acontecer.
Boas práticas
- seja objetivo e claro
- registre fatos relevantes, não conversas paralelas
- indique próximos passos quando necessário
- mencione pessoas apenas quando for necessária uma ação
- evite usar o cartão apenas para dizer “ok” ou “feito” sem contexto
O uso consistente de comentários transforma o Planka em uma ferramenta de colaboração efetiva e memória institucional dos projetos.
7. Fluxo de trabalho
1. Identificação da demanda
Demandas podem surgir de:
- organizações parceiras;
- projetos institucionais;
- editais e oportunidades;
- diagnósticos e pesquisas.
2. Priorização
A coordenação avalia:
- impacto social potencial;
- urgência;
- recursos disponíveis;
- alinhamento estratégico.
3. Execução
As tarefas são executadas respeitando o limite de trabalho em andamento (WIP), evitando sobrecarga.
4. Validação
Resultados são avaliados pela equipe e, quando necessário, pela organização parceira.
5. Conclusão
Os resultados e aprendizados são documentados.
8. Limite de Trabalho em Andamento (WIP)
Para manter qualidade e fluidez:
- cada membro deve atuar em até 2–3 tarefas simultâneas;
- tarefas só avançam quando houver capacidade disponível;
- gargalos devem ser discutidos imediatamente.
9. Reuniões e acompanhamento
Reunião semanal rápida (15–30 min)
- revisar andamento;
- identificar bloqueios;
- ajustar prioridades.
Revisão mensal de impacto
- avaliar resultados;
- registrar aprendizados;
- melhorar processos.
10. Boas práticas
- manter cartões simples e claros
- dividir tarefas grandes em partes menores
- registrar decisões importantes
- comunicar bloqueios rapidamente
- priorizar impacto social sobre volume de entregas
- documentar aprendizados para projetos futuros
11. Benefícios esperados
- maior organização e previsibilidade;
- transparência para parceiros e equipes;
- melhor uso de recursos;
- entregas contínuas de valor social;
- fortalecimento institucional das organizações atendidas.
Este modelo deve ser aplicado de forma flexível, adaptando-se à realidade de cada projeto e organização apoiada pela RIT.